【保存版】会議の進め方マニュアル：無駄な会議をなくす方法

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ひよこんです。

僕は、中学・高校と生徒会に所属し、大学では学生委員会や学校祭の実行委員会などで、学生時代に会議を500回以上こなしてきました。

その中で、「こうすればもっと良くなればいいんじゃないか？」「こうすれば短時間で効率よく会議をこなせるんじゃないか？」といったコツみたいなものを掴めてきました。

参加する会議もあれば、主催する会議ありますが、今回は会議を主催する側に立った人が

「どうすれば無駄な会議をなくせるか？」

「効率的な意思決定の仕方ができるか？」

といったコツをまとめました。

もし、普段会議を主催したことがない人、不慣れな人がこの記事を読んで参考にしてもらえたら幸いです。

目次

まず、会議の「目的」を考える

ひとことに会議といっても、いろんな会議があります。それぞれ会議を分類したので、自分が主催する会議がどの会議に当てはまるかをまずは考えてください。

意見出しをするための会議

組織での商品開発、企画検討会議などがこれに当たります。

ブレインストーミングなどを行なって意見出しを行っていく会議です。

この会議では、

■何を意見出しするのか？

例)商品の開発案、予算を達成するための企画など

 

■その意見出しをする際に必要な情報は何か？

例)商品開発に盛り込みたい食材・材料、条件など

を考えることが重要です。そしてこの情報を事前に共有しておくことが大切です。その場で考えようと思っても、材料が少なくて、意見出しがうまく進まないですからね。

そしてさらに、意見出しを行う会議で最も大切なのが、

「みんなが意見を出しやすい雰囲気を作ること」です。

そのためには、まず、

・少人数で意見を出し合う。

・他の人が意見を出した時に否定しない。

・良いと思ったものはとにかく肯定する。

・質より数を出すことを意識する。

といった工夫が必要です。2人1組でブレインストーミングをしてもらったりする場合は、その組み合わせも重要。意見をしやすいチームにすると生産性が高くなります。

決めるための会議

次は決めるための会議。

すでにもう選択肢は決まっていて、あとは決めるだけっていうパターンの会議です。
この場合は、

■どこまで決めるのか？

例)誰が、何を、どのように、どうやって？

 

■決め方を事前に決めておく。

例)多数決、全会一致、討論の後に意思決定者に委任する？

そして、決めるために大切なポイントは、基準を定めておくこと。

基準を定めないと、情報が多くて決め切れなかったり、逆に少なすぎて意思決定する段階までいけなかったりします。基準を決めることで効率的に決めることができるのでおすすめです。基準は大事。

行動するための会議

行動するための会議で大切なのは、期限を決めることです。

期限を決めることは人は行動します。期限がないと逆に人は行動しづらくなります。
そのため、行動するための会議では、必ず期限を決めるのが大切です。

学ぶための会議

学ぶための会議では、決めるための会議と違って、参加者の最大公約数を知れる会議が良いと思います。
イメージとしては合宿でのテーマセッションとか。

それぞれが考えていることを話したり、テーマに沿って話して見たりすることで、学ぶことができますし、お互いで何かを決めたり行動するわけではなく、学ぶ姿勢を持つことが大切です。

会議は奥深い。まだまだ素人。

何回も会議をやっていますが、まだまだ素人です。
相手によって会議の形式も変えたほうがいい場合もありますし、事前準備が必要な会議とそうでない会議もあります。

回を重ねるほどに思いますが、一番大切なのは、会議参加者がどういう人か知ることです。
その人を知ることで、どんな会議が適しているか、知ることができます。

最終的には会議はマーケティング。相手を知ったもん勝ちです。その視線はすごく大切な気がします。

ひよこん

 

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